Press "Enter" to skip to content

7 правил роботи з електронною поштою

7 правил роботи з електронною поштою

Ми щодня отримуємо і відправляємо електронні листи. Чи нам потрібно дотримуватися особливі правила електронного етикету? Обов’язково, вважає Джек Шафер, колишній агент ФБР.
7 правил работы с электронной почтой

У кіберпросторі так само корисно дотримуватись правила, як і при очному спілкуванні, хоча самі ці правила, звичайно, інші. «Це зробить перебування в Мережі більш комфортним і безпечним як для вас, так і для оточуючих, а також підвищить ваші шанси завести друзів, а не нажити ворогів»1, – підкреслює Джек Шафер (Jack Schafer), в минулому агент ФБР, в чиї обов’язки входила перевербування іноземних агентів і відмінювання злочинців до визнання провини, а нині професор Иллинойсского університету і фахівець з налагодження відносин. Ось (з незначними скороченнями) сім положень, на які він пропонує звернути увагу.

1. Слідкуйте за своїм стилем

Електронні листи за рівнем формальності знаходяться десь між текстовими повідомленнями і традиційними листами. Очевидно, що електронні листи потенційному роботодавцю або ділового партнера повинні бути витримані в офіційному стилі, тобто написані стисло та грамотно. У листуванні по електронній пошті слід уникати скорочень, характерних для текстових повідомлень. Перш ніж відправити листа, перевірте, чи не виникли в нього граматичні помилки.

2. Вибирайте відповідне звернення

Добре подумайте над тим, яке звернення допустимо використовувати в електронному листуванні. Те, що підходить для спілкування між друзями, зовсім недоречно в листі до потенційного роботодавця або директору школи, в якій вчаться ваші діти.

3. Пишіть малими літерами

Не пишіть електронні листи ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Це нагадує крик і може бути розцінено як неприпустима грубість.

4. Ніколи не пишіть електронні листи, якщо ви злитеся або засмучені

В такому стані люди не здатні логічно мислити. Тимчасове божевілля дуже чітко відбивається в тексті послання. Якщо все ж з якоїсь причини вам необхідно написати, не надсилайте листа відразу, а відкладіть його на кілька годин. Після того як ви заспокоїтеся і прийдете в себе, перечитайте ще раз і подумайте, чи варто його відправляти. Якщо це дійсно необхідно, внесіть необхідні виправлення. Відіславши написане в запальності лист, ви ризикуєте погіршити конфлікт, який міг би вирішитися сама собою, якщо б ви просто промовчали якийсь час. Поспішне прояв агресії і злості виключає таку можливість.

5. Перевірте, кому ви відправляєте лист

Перед відправкою ще раз перевірте, чи з того адресату ви надсилаєте лист. Багатьох незручних ситуацій можна було б уникнути, якщо б відправник переконався в тому, що посилає лист тому, кому треба, а не натиснув кнопку «Відповісти всім».

6. Пам’ятайте: електронні листи зберігаються надовго

Лист зберігається в кіберпросторі вічно або принаймні місяці і навіть роки. Опинившись в Мережі, воно може зажити власним життям, багаторазово пересылаясь, копируясь і архивируясь. Тому щоразу, відправляючи послання, думайте про те, як вам буде, якщо воно стане доступно для перегляду всім, причому тривалий час. Можливо, ви не станете його відправляти.

7. Обережно з вкладеними файлами!

Ніколи не відкривайте додатків до листів, якщо не впевнені, що знаєте, хто їх надіслав. Електронні адреси іноді крадуть у законних власників і користуються ними для розсилки вірусів людям зі списку контактів. Такий лист здається цілком безпечним, хоча насправді було відправлено зі зламаного адреси. Взагалі в цілях безпеки не варто відкривати повідомлення, якщо в цьому немає необхідності. Рекомендується використовувати системи антивірусного та антиспамового захисту; в іншому разі користування електронною поштою можна порівняти з сексом без презерватива.

Be First to Comment

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

*

code